Lojistik ve ihracat · Operasyon ERP’si
MTF Group — Yük brokeri için ihracat ve gümrük operasyon ERP’si
Bütün bir ihracat sezonu, parti parti
MTF Group, Azerbaycan meyve ve sebzesini Rusya pazarına taşıyan Bakülü bir gümrük brokeri ve ihracatçıydı. Şirketin üzerinde çalıştığı sistemi biz kurduk: her parti kendi belgelerini, kendi toplam maliyetini ve kendi marjını bahçeden kapanış faturasına kadar taşır, her depo hareketi okutulur ve hiçbir ödeme arkasında bir onay olmadan çıkmaz.
Toplam maliyet
- Alım 18 240 ₼
- Taşıma 4 900 ₼
- Gümrük ve harçlar 1 260 ₼
- Soğuk zincir 820 ₼
Projenin temel bilgileri
- Proje türü
- Müşteri projesi
- Sektör
- Lojistik ve taşımacılık
- Platformlar
- Web sistemi · Depo tarayıcısı · Excel raporları
- Diller
- Azerbaycanca · Rusça
Önce Sorun
Sezon klasörlerle yürüyordu. Rakamlar ise sezon bittikten sonra geliyordu.
Bir ihracat sezonu, ülkeden yüzlerce partinin çıktığı birkaç yoğun aydır; her birinin kendi alım fiyatı, kendi aracı, kendi gümrük dosyası ve kendi alıcısı vardır. MTF Group’ta bunların hepsi toplanamayan yerlerde yaşıyordu: bir sohbet dizisi, brokerin klasörü, depo defteri ve her zaman bir hafta geriden gelen bir tablo.
- Sohbet dizisi Yükleme fotoğrafları, plakalar, sesle anlaşılan fiyatlar
- Brokerin klasörü Beyannameler, sertifikalar, kâğıt faturalar
- Depo defteri Ne girdi, ne çıktı — elle yazılıyordu
- Excel tablosu Akşam, hafızadan yeniden yazılıyordu
- Muhasebe defteri Ödemeler haftalar sonra kapanıyordu
Bunun bedeli
-
Marj sonuna kadar bir tahmindi
Alım, taşıma, gümrük ve soğuk zincir farklı zamanlarda, farklı ceplerden ödeniyordu; bu yüzden tek bir partinin ne kazandırdığını — hâlâ müdahale edilebilecekken — kimse söyleyemiyordu.
-
Belgeler saklanmıyor, aranıyordu
Eksik bir sertifika ofiste değil sınırda ortaya çıkıyordu; sınırda bekleyen bir araç ise saat başı para yakar.
-
Harcamanın kapısı yoktu
Üreticiye avans, yakıt, tamir ve harçlar sözlü anlaşılıyor, sonra fişlerden geri kuruluyordu — para çoktan gitmişken.
-
Ya herkes her şeyi görüyordu ya da hiçbir şeyi
Bütün tabloyu vermekle insanı tamamen karanlıkta bırakmak arasında bir orta yol yoktu; alım fiyatları gerekenden uzağa gidiyordu.
Adım 01 Parti dosyası
Bir parti, bir dosya — bahçeden faturaya
Sistemin yaptığı her şey tek bir nesnenin üzerinde durur: parti. Ürün alınırken açılır, yolda kendi aracını, belgelerini, maliyetlerini ve alıcısını toplar, son ödeme geldiğinde kapanır. Bir sevkiyata dair hiçbir şey kendi dosyasının dışında yaşamaz.
- CNS-1184 Bakü → Astrahan Tamamlandı
- CNS-1185 Gence → Astrahan Sınırda
- CNS-1186 Bakü → Astrahan Beyanname verildi
- CNS-1187 Şeki → Astrahan Belge eksik
- CNS-1188 Bakü → Astrahan Yükleniyor
-
Alımla başlar
Parti; üretici, ürün, ağırlık ve anlaşılan fiyatla açılır — böylece dosyadaki ilk rakam, diğer her şeyin kendisine göre ölçüldüğü rakam olur.
-
Araç dosyaya katılır
Plaka, sürücü ve taşıma tarifesi partiye bağlanır; navlun maliyeti de kimsenin nereye yazacağını bilmediği ayrı bir fatura olmaktan çıkar.
-
Alıcı da dosyanın parçasıdır
Hedef pazar, alıcı ve satış koşulları aynı kayıtta durur; böylece sevkiyat tek yerde ileri ve geri okunabilir.
-
Eksik sevkiyat tartışılmaz, kaydedilir
Hasarlı ya da eksik gelen paletler bulundukları anda gerekçesiyle partiye yazılır ve bir sohbete değil, marja düşer.
Adım 02 Gümrük
Gümrük dosyası birinin hafızası değil, bir kontrol listesidir
Broker belgeyle yaşar. Sistem, partinin evraklarını her biri kendi durumunu taşıyan bir zorunluluk listesine çevirir; böylece bir boşluk üç gün sonra sınırda değil, oluştuğu gün ofiste görünür.
Kontrol listesi neyi bilir
- Bu sevkiyatın hangi belgelere ihtiyacı var
- Zorunlu set ürüne, rotaya ve alıcıya göre değişir; bir pazara giden domates partisi başka bir pazarın listesini taşımaz.
- Her birinden kim sorumlu
- Her kalemin bir sahibi ve bir süresi vardır; sahibi olmayan kalem başkasının sorunu değil, eksik belge sayılır.
- Hangi aşamada
- İstendi, alındı, sunuldu, kabul edildi. Sohbette fotoğraf olarak duran bir belge sunulmuş sayılmaz ve dosya bunu açıkça söyler.
- Gecikmenin bedeli ne
- Sınırda bekleme de diğer maliyetler gibi partiye yazılır; eksik bir sertifikanın bedeli sezonun içinde kaybolmaz, marjda görünür.
Adım 03 Depo
Okutularak girer, okutularak çıkar, her saat sayılabilir
Ürün paletle alınır ve hızlı hareket eder. Her palet, kasa ve dönüşlü ambalaj bir QR kod taşır; her hareket — giriş, çıkış, transfer, fire — gün sonunda deftere yazılan bir satır değil, telefondaki bir okutmadır.
- 1 Kabul edildi
- 2 QR etiket basıldı
- 3 Yerleştirildi
- 4 Toplandı
- 5 Yüklendi
- 6 Ülkeden çıktı
-
Okutmanın kendisi kayıttır
Hareket, okutulduğunda vardır. Dünü hafızadan yeniden kuran akşam veri girişi diye bir şey yoktur.
-
Stok bir rakamdır, bir görüş değil
Soğuk hava deposunda şu anda ne var, hangi partiye ait ve kaç gündür orada — bu üç soru tek bir cevaptır.
-
Fire gerekçe ister
Bozulma ve hasar, gerekçesi ve sorumlusuyla partiye işlenir. Kaybı ay sonundaki farkta değil marjda görünür kılan da budur.
-
Dönüşlü ambalaj geri gelir
Kasalar ve paletler stok gibi izlenir; böylece araçla ne gitti ve ondan ne döndü sorusu tartışma değil, rapor olur.
Adım 04 Toplam maliyet
Her maliyet, ödendiği gün kendi partisinin üstüne biner
Alım fiyatı, bir partinin maliyetinin en küçük parçasıdır. Taşıma, gümrük, harçlar, soğuk zincir, komisyon ve kayıplar oluştukça dosyaya yapışır; böylece marj sezondan sonra yapılan bir keşif değil, sezonun içinde var olan bir rakam olur.
- Alım Üreticiyle kilogram başına anlaşılan fiyat, bahçede kabul edilen ağırlık üzerinden.
- Taşıma Bu partiyi taşıyan aracın navlunu; haftaya yayılmış toplu bir fatura değil.
- Gümrük ve harçlar Beyanname, sertifikalar, brokerlik ve sınır ödemeleri — her biri sebep olduğu sevkiyata yazılır.
- Soğuk zincir Soğuk hava deposunda geçen süre ve yolda buzlama, paletlerin yer kapladığı günlere göre.
- Kayıplar Eksik sevkiyat, bozulma ve reddedilen kasalar — satılabilir miktardan düşülür.
- Marj Bütün bunlardan sonra satıştan kalan — bir sonraki parti hâlâ alınırken görünür.
Kapanmış bir parti, sistemin gösterdiği hâliyle
-
19,8 t
bahçede kabul edildi, bunun 19,1 tonu satıldı.
CNS-1184 · örnek veri
-
25 220 ₼
toplam maliyet: alım, taşıma, gümrük, soğuk zincir ve kayıplar.
CNS-1184 · örnek veri
-
+ 4 180 ₼
marj — son ödemenin geçtiği gün dosyaya yazıldı.
CNS-1184 · örnek veri
Adım 05 Kontrol
Her harcamanın bir sahibi, bir onaylayanı ve bir limiti var
Sahada nakit avans ödeyen bir işte kontrol, sonradan okunan bir rapor değil; paranın geçtiği kapıdır. Talepler harcamanın oluştuğu yerde açılır, bütçesi kimdeyse o onaylar ve kimin neyi göreceğini rolü belirler.
Bir harcama talebi nasıl ilerler
-
Açılır
Sahadaki alımcı partiye karşı talep açar: ne için, ne kadar ve arkasında hangi üretici ya da tedarikçi var.
-
Bütçeyle karşılaştırılır
Sistem, partinin şimdiye kadar ne kadar maliyet yüklendiğini ve bu talebin marja ne yapacağını gösterir.
-
Onaylanır ya da iade edilir
Onaylayan, o bütçe satırının sahibidir; iade edilen talep gerekçesini de yanında geri getirir.
-
Ödenir ve iliştirilir
Ödeme, belgesiyle birlikte partiye işlenir; böylece maliyet ile kanıtı asla ayrı yollardan gitmez.
Rol neyi değiştirir
- Alımcı alımları görür
- Kendi partilerini, kendi avanslarını ve kabul ettiği malı — sevkiyatın marjını ya da yandaki bölgedeki alımcının ne ödediğini değil.
- Depo hareketi görür
- Ne geldi, depoda ne var ve bugün ne çıkıyor — hiçbirinin üzerindeki fiyat olmadan.
- Finans parayı görür
- Bütün partiler boyunca ödemeler, avanslar ve bakiyeler; her birinin arkasındaki belgeyle birlikte.
- Yönetim sezonu görür
- Bütün tablo ve kimin neyi, ne zaman, hangi bütçeye karşı onayladığının izi.
15 bölüm
-
- Alımlar
- Kabul
- Okutma
- Fireler
- Harcama talepleri
-
- Partiler
- Belgeler
- Beyannameler
- Taşıma
- Alıcılar
-
- Ödemeler
- Avanslar
- Onaylar
- Maliyet
- Raporlar
Adım 06 Analitik
Sezonun gerçekte ne kazandırdığı — hafta hafta
Her maliyet, sebep olduğu partinin üzerinde durduğu için raporlar bir montaj işi olmaktan çıkar. Sezon hafta, ürün, üretici, alıcı ve rota bazında okunabilir — zarar eden haftalar ise düzeltecek sezon varken görünür.
Haftalara göre marj
İki negatif hafta, eski tablonun ancak sonbaharda ortaya çıkardığı haftalar.
- Alım 18 240 ₼
- Taşıma 4 900 ₼
- Gümrük ve harçlar 1 260 ₼
- Soğuk zincir 820 ₼
- Ürün ve üretici bazında
- Sezonu hangi ürünler taşıdı ve hangi üreticiler anlaşılan ağırlığı ve kaliteyi istikrarlı biçimde verdi.
- Rota ve sınır bazında
- Bekleme süreleri ve harçlar da sayıldığında her koridorun gerçek maliyeti — yalnızca teklif edilen navlun değil.
- Alıcı bazında
- Kim zamanında ödüyor, kim paletleri geri gönderiyor ve kesintiler ile kayıplardan sonra alıcı bazında gerçek marj ne.
- Geçen sezonla karşılaştırmalı
- Geçen sezonun aynı haftası bunun yanında — çünkü ihracatta anlamlı karşılaştırma aylık değil, sezonluktur.
Rolümüz
Atlas BIP ne yaptı
-
Tek satır kod yazmadan sezonu haritaladık
Bir partiyi üreticinin bahçesinden kapanış ödemesine kadar izledik — kim dokunuyor, hangi belge nerede doğuyor, para hangi anda çıkıyor — ve sistemi bir modül listesinin değil, bu sıranın üzerine kurduk.
-
ERP’yi sıfırdan geliştirdik
Alımlar, partiler, belgeler, taşıma, depo, ödemeler ve onaylar; sonradan mutabakat gerektirecek bir araç yığını değil, tek veri modeli üzerinde tek bir sistem.
-
Depoya tarayıcı koyduk
Palet, kasa ve dönüşlü ambalaj için QR etiketler ve telefonda öyle hızlı bir okutma akışı ki yükleme ekibi onu yüklemeden sonra değil, yüklerken kullanıyor.
-
Maliyeti ait olduğu yere oturttuk
Taşımayı, gümrüğü, soğuk zinciri, harçları ve kayıpları tek tek partilere bağlayan bir maliyet modeli — marjı canlı bir rakama çeviren de budur.
-
Üzerine raporlama katmanını kurduk
Sezon, ürün, üretici, alıcı ve rota raporları operasyonel kayıtların kendisinden çıkar; böylece yönetimin okuduğu rakamla deponun girdiği rakam aynı rakam olur.
Mühendislik
Nasıl geliştirildi
- Sistem
-
- Web uygulaması
- İlişkisel veritabanı
- Role dayalı erişim
- Denetim izi
- Depo
-
- QR etiketleme
- Telefonla okutma
- Bağlantı koptuğunda da giriş
- Belgeler
-
- Belge kontrol listeleri
- Dosya deposu
- Yazdırılabilir formlar
- Raporlama
-
- Operasyonel raporlar
- Excel dışa aktarımı
- Power BI panoları
Sorular ve yanıtlar
Bu proje hakkında sorulanlar
Böyle bir sistem başka bir ihracat pazarında çalışır mı?
Evet. Pazardan pazara değişen şeyler belge kontrol listesi, maliyet kalemleri ve alıcı koşullarıdır; üçü de koda değil ayara bağlıdır. Parti dosyası, okutma ve onay akışı aynı kalır.
Deponun gerçekten QR koda ihtiyacı var mı?
Paletle hareket eden ve bozulan ürün için evet. Okutma, stoğu tahmin olmaktan çıkarıp rakama çevirir; ayrıca kayıpları müdahale edilebilecek kadar erken görünür kılar. Yavaş hareket eden mal için daha basit bir akış yetebilir ve bunu açıkça söyleriz.
Parti hâlâ yoldayken marj nasıl hesaplanır?
Her maliyet ödendiği anda partiye işlenir, beklenen satış tutarı ise en baştan dosyadadır. Bu yüzden yolda görünen marj bir tahmin değil, maliyetler düştükçe netleşen canlı bir rakamdır.
Tüm sistem yerine tek bir parçayla başlanabilir mi?
Genellikle evet ve çoğu zaman doğru sıra depo ya da parti dosyasıyla başlamaktır, çünkü diğer her şeyin ihtiyaç duyduğu kayıtları onlar üretir. Kullanılan tek bir parçayı teslim etmek, kimsenin güvenmediği beş parçadan iyidir.
Sizin projeniz
Sıradaki sistem sizinki
Siparişlerin, paranın ve belgelerin bugün şirketinizde nasıl ilerlediğini anlatın. 24 saat içinde sorularımız ve somut bir planla yanıt veriyoruz.
Bu sayfadaki parti kodları, rotalar, ağırlıklar ve rakamlar arayüzü göstermek için kullanılan örnek verilerdir. Bir müşterinin ticari bilgisi değildir.
Başa dön