Логистика и экспорт · ERP операций
MTF Group — ERP экспортных и таможенных операций для грузового брокера
Целый сезон экспорта, партия за партией
MTF Group — бакинский таможенный брокер и экспортёр, возивший азербайджанские фрукты и овощи на российский рынок. Мы построили систему, на которой работала компания: каждая партия несёт свои документы, свою полную себестоимость и свою маржу от сада до закрывающего счёта, каждое складское движение сканируется, и ни один платёж не уходит без согласования.
Полная себестоимость
- Закупка 18 240 ₼
- Перевозка 4 900 ₼
- Таможня и сборы 1 260 ₼
- Холодная цепь 820 ₼
Ключевые факты о проекте
- Тип проекта
- Клиентский проект
- Отрасль
- Логистика и транспорт
- Платформы
- Веб-система · Складской сканер · Отчёты в Excel
- Языки
- Азербайджанский · Русский
До Задача
Сезон работал на папках. Цифры приходили после того, как он заканчивался.
Экспортный сезон — это несколько напряжённых месяцев, за которые из страны уходят сотни партий, и у каждой своя цена закупки, своя машина, своё таможенное досье и свой покупатель. В MTF Group всё это жило в местах, которые невозможно было сложить: переписка в мессенджере, папка брокера, складская тетрадь и таблица, всегда отстающая на неделю.
- Переписка Фото погрузки, номера машин, цены, согласованные голосом
- Папка брокера Декларации, сертификаты, бумажные счета
- Складская тетрадь Что пришло, что ушло — записано от руки
- Таблица Перепечатывалась вечером, по памяти
- Книга бухгалтера Платежи, закрытые неделями позже
Чего это стоило
-
Маржа была догадкой до самого конца
Закупка, перевозка, таможня и холодная цепь оплачивались в разное время и из разных карманов, поэтому никто не мог сказать, сколько заработала конкретная партия, пока на это ещё можно было повлиять.
-
Документы искали, а не хранили
Недостающий сертификат всплывал на границе, а не в офисе, а машина, стоящая на пункте пропуска, стоит денег каждый час.
-
У расходов не было ворот
Авансы производителям, топливо, ремонт и сборы согласовывались устно, а потом восстанавливались по чекам — когда деньги уже ушли.
-
Либо все видели всё, либо ничего
Между «отдать всю таблицу» и «держать человека в темноте» не было середины, и закупочные цены уходили дальше, чем следовало.
Шаг 01 Карточка партии
Одна партия, одна карточка — от сада до счёта
Вся работа системы держится на одном объекте — партии. Она открывается при закупке, по дороге собирает свою машину, свои документы, свои расходы и своего покупателя и закрывается, когда приходит последний платёж. Ничто, относящееся к отгрузке, не живёт вне её карточки.
- CNS-1184 Баку → Астрахань Оформлено
- CNS-1185 Гянджа → Астрахань На границе
- CNS-1186 Баку → Астрахань Декларация подана
- CNS-1187 Шеки → Астрахань Нет документа
- CNS-1188 Баку → Астрахань Погрузка
-
Начинается с закупки
Партия открывается с производителем, культурой, весом и согласованной ценой — и первая цифра в карточке становится той, относительно которой меряется всё остальное.
-
Машина входит в карточку
Номер, водитель и тариф перевозки привязываются к партии, и стоимость доставки перестаёт быть отдельным счётом, который некуда отнести.
-
Покупатель — часть карточки
Рынок назначения, покупатель и условия продажи находятся в той же записи, поэтому отгрузку можно прочитать вперёд и назад в одном месте.
-
Недовоз фиксируется, а не обсуждается
Повреждённые и недовезённые паллеты списываются на партию в момент обнаружения, с причиной, и попадают в маржу, а не в разговор.
Шаг 02 Таможня
Таможенное досье — это чек-лист, а не чья-то память
Брокер живёт документами. Система превращает бумаги партии в список обязательных позиций, у каждой из которых своё состояние, — и пробел виден в офисе в день, когда он возник, а не на пункте пропуска через три дня.
Что знает чек-лист
- Какие документы нужны этой отгрузке
- Обязательный набор зависит от культуры, маршрута и покупателя — партия томатов на один рынок не тащит за собой чек-лист другого.
- Кто отвечает за каждый
- У каждой позиции есть владелец и срок, а позиция без владельца считается не чужой проблемой, а отсутствующей.
- В каком она состоянии
- Запрошен, получен, подан, принят. Документ, существующий как фотография в переписке, не считается поданным, и карточка прямо это показывает.
- Чего стоит опоздание
- Простой на границе записывается на партию, как любой другой расход, — и цена недостающего сертификата видна в марже, а не растворяется в сезоне.
Шаг 03 Склад
Просканировано на входе, просканировано на выходе, сосчитано в любой час
Продукцию закупают паллетами, и она движется быстро. Каждая паллета, ящик и оборотная тара несут QR-код, а каждое движение — приход, выдача, перемещение, списание — это скан на телефоне, а не строка, вписанная в тетрадь в конце дня.
- 1 Принята
- 2 Напечатана QR-этикетка
- 3 Размещена
- 4 Отобрана
- 5 Погружена
- 6 Вывезена
-
Скан и есть запись
Движение существует, когда оно просканировано. Никакого вечернего ввода данных, в котором вчерашний день восстанавливают по памяти.
-
Остаток — цифра, а не мнение
Что сейчас в холодильнике, какой партии оно принадлежит и сколько там стоит — это один вопрос с одним ответом.
-
Списание требует причины
Порча и повреждение проводятся на партию с причиной и ответственным. Именно это делает потерю видимой в марже, а не в расхождении в конце месяца.
-
Оборотная тара возвращается
Ящики и паллеты отслеживаются как запас, поэтому вопрос «что уехало с машиной и что вернулось» — это отчёт, а не спор.
Шаг 04 Полная себестоимость
Каждый расход ложится на свою партию в день оплаты
Закупочная цена — самая маленькая часть того, во что обходится партия. Перевозка, таможня, сборы, холодная цепь, комиссия и потери прилипают к карточке по мере возникновения, поэтому маржа существует внутри сезона, а не открывается после него.
- Закупка Цена за килограмм, согласованная с производителем, против веса, принятого в саду.
- Перевозка Тариф именно той машины, которая везёт эту партию, а не общий счёт, размазанный по неделе.
- Таможня и сборы Декларация, сертификаты, брокерские и пограничные платежи — каждый на ту отгрузку, которая их вызвала.
- Холодная цепь Время в холодильнике и подморозка в пути, по дням, которые паллеты занимали место.
- Потери Недовоз, порча и отбракованные ящики — вычитаются из количества, которое можно продать.
- Маржа То, что осталось от продажи после всего перечисленного, — видно, пока следующая партия ещё закупается.
Закрытая партия, как её показывает система
-
19,8 т
принято в саду, из них продано 19,1 т.
CNS-1184 · демоданные
-
25 220 ₼
полная себестоимость: закупка, перевозка, таможня, холодная цепь и потери.
CNS-1184 · демоданные
-
+ 4 180 ₼
маржа, записанная в карточку в день, когда прошёл последний платёж.
CNS-1184 · демоданные
Шаг 05 Контроль
У каждого расхода есть владелец, согласующий и лимит
В бизнесе, который платит наличные авансы в поле, контроль — это не отчёт, который читают потом, а ворота, через которые проходят деньги. Заявки поднимаются там, где возникает расход, согласует тот, чей это бюджет, а что человек вообще видит, решает его роль.
Как движется заявка на расход
-
Поднята
Закупщик в поле поднимает заявку против партии: на что, сколько и какой производитель или поставщик за этим стоит.
-
Сверена с бюджетом
Система показывает, сколько партия уже вобрала и что заявка сделает с её маржой.
-
Согласована или возвращена
Согласующий — тот, чья это строка бюджета, а возвращённая заявка несёт причину обратно.
-
Оплачена и подшита
Платёж проводится на партию вместе с документом, поэтому расход и его подтверждение никогда не ходят порознь.
Что меняет роль
- Закупщик видит закупки
- Свои партии, свои авансы и принятый им товар — но не маржу отгрузки и не то, сколько платит закупщик в соседнем районе.
- Склад видит движение
- Что пришло, что лежит и что уходит сегодня — без цен на чём бы то ни было.
- Финансы видят деньги
- Платежи, авансы и сальдо по всем партиям, с документом за каждым.
- Руководство видит сезон
- Всю картину и след того, кто что согласовал, когда и против какого бюджета.
15 разделов
-
- Закупки
- Приёмка
- Сканирование
- Списания
- Заявки на расход
-
- Партии
- Документы
- Декларации
- Перевозка
- Покупатели
-
- Платежи
- Авансы
- Согласования
- Себестоимость
- Отчёты
Шаг 06 Аналитика
Сколько сезон заработал на самом деле — по неделям
Когда каждый расход лежит на вызвавшей его партии, отчёты перестают быть сборочной работой. Сезон читается по неделям, культурам, производителям, покупателям и маршрутам — а убыточные недели видны, пока ещё остаётся сезон, чтобы их исправить.
Маржа по неделям
Две отрицательные недели — как раз те, которые старая таблица показывала только осенью.
- Закупка 18 240 ₼
- Перевозка 4 900 ₼
- Таможня и сборы 1 260 ₼
- Холодная цепь 820 ₼
- По культуре и производителю
- Какие культуры вытянули сезон и какие производители стабильно давали согласованный вес и качество.
- По маршруту и границе
- Во что обходится каждый коридор, когда посчитаны простои и сборы, а не только заявленный тариф перевозки.
- По покупателю
- Кто платит вовремя, кто возвращает паллеты и какова настоящая маржа по покупателю после вычетов и потерь.
- В сравнении с прошлым сезоном
- Та же неделя прошлого сезона рядом с этой — потому что в экспорте значимое сравнение сезонное, а не помесячное.
Наша роль
Что сделал Atlas BIP
-
Разложили сезон до первой строки кода
Мы прошли за партией от сада производителя до закрывающего платежа — кто к ней прикасается, где появляется каждый документ и в какой момент уходят деньги — и построили систему вокруг этой последовательности, а не вокруг списка модулей.
-
Построили ERP с нуля
Закупки, партии, документы, перевозка, склад, платежи и согласования — одна система на одной модели данных, а не набор инструментов, которые потом придётся сверять.
-
Поставили сканер на склад
QR-этикетки для паллет, ящиков и оборотной тары и такой быстрый сценарий сканирования на телефоне, что бригада пользуется им во время погрузки, а не после неё.
-
Посадили расход туда, где он возник
Модель себестоимости, которая привязывает перевозку, таможню, холодную цепь, сборы и потери к конкретным партиям, — именно это превращает маржу в живую цифру.
-
Построили поверх слой отчётности
Отчёты по сезону, культуре, производителю, покупателю и маршруту берутся из самих операционных записей, поэтому цифра, которую читает руководство, и цифра, которую вводит склад, — одна и та же.
Инженерия
Как это построено
- Система
-
- Веб-приложение
- Реляционная база
- Доступ по ролям
- Журнал действий
- Склад
-
- QR-маркировка
- Сканирование с телефона
- Ввод при обрыве связи
- Документы
-
- Чек-листы документов
- Хранилище файлов
- Печатные формы
- Отчётность
-
- Операционные отчёты
- Выгрузка в Excel
- Дашборды Power BI
Вопросы и ответы
Вопросы, которые задают об этом проекте
Подойдёт ли такая система для другого экспортного рынка?
Да. От рынка к рынку меняются чек-лист документов, статьи расходов и условия покупателей — и всё это настройка, а не код. Карточка партии, сканирование и маршрут согласования остаются теми же.
Нужны ли складу QR-коды на самом деле?
Для продукции, которая движется паллетами и портится, — да. Сканирование превращает остаток из оценки в цифру и делает потери видимыми достаточно рано, чтобы на них реагировать. Для медленного товара может хватить более простого сценария, и мы об этом говорим прямо.
Как считается маржа, пока партия ещё в пути?
Каждый расход проводится на партию в момент оплаты, а ожидаемая сумма продажи есть в карточке с самого начала. Поэтому маржа в пути — это не прогноз, а живая цифра, которая уточняется по мере поступления расходов.
Можно начать с одной части, а не со всей системы?
Обычно да, и часто правильный порядок — сначала склад или карточка партии, потому что именно они создают записи, нужные всему остальному. Лучше сдать одну часть, которой пользуются, чем пять, которым не доверяют.
Ваш проект
Следующая система — ваша
Расскажите, как сегодня в компании движутся заказы, деньги и документы. Мы ответим в течение 24 часов — с вопросами и конкретным планом.
Коды партий, маршруты, вес и цифры на этой странице — демонстрационные данные, показывающие интерфейс. Это не коммерческая информация клиента.
Вернуться к началу