Yük daşımada Excel-dən nə vaxt çıxmaq lazımdır

Excel pis alət deyil. Əksinə, ilk iyirmi reysdə ondan yaxşısı yoxdur: pulsuzdur, hamı bilir, bir dəqiqəyə sütun əlavə edirsən, heç kimdən icazə almaq lazım gəlmir. Bir şirkətin ilk ilində Excel əvəzinə sistem qurmaq çox vaxt sadəcə israfdır.

Problem Excel-in özündə deyil. Problem onun dayandığı yerdədir. O yer isə gözlənildiyindən tez gəlir.

Bizə müraciət edən şirkətlərdən demək olar həmişə eyni cümləni eşidirik: “Hər şey işləyir, sadəcə çox vaxt aparır.” Bu cümlənin arxasında konkret bir şey dayanır. Faylın ölçüsü isə yox.

Bir reys, iki yol

Əl ilə

4 dəfə yazılır · 3 adam

1. Müştəri zəng edir
2. Dispetçer Excel-ə yazır
3. Sürücüyə WhatsApp-dan göndərilir
4. Sürücü qaiməni şəkil kimi atır
5. Mühasibatlıq yenidən yazır
6. Ayın sonunda hesabat yığılır

Sistemlə

1 dəfə yazılır

1. Sifariş sistemə düşür
2. Sürücü telefonda görür və təsdiqləyir
3. Hesabat hazırdır

Kəsikli xətlə işarələnən addımlar məlumatın bir adamdan digərinə əl ilə keçdiyi yerlərdir.

Fərq addımların sayında deyil. Fərq təkrar yazılan məlumatdadır: eyni reys haqqında eyni məlumat dörd dəfə, dörd yerdə yazılır — zəngdə eşidilir, Excel-ə düşür, çata köçürülür, hesabata yenidən yığılır.

Hər təkrar yazmaq bir səhv ehtimalıdır. Daha pisi isə budur: bu dörd nüsxənin heç biri digərindən xəbər tutmur. Sürücü çatda ünvanı dəqiqləşdirəndə, Excel-dəki sətir köhnə qalır. Ay bağlananda hansının doğru olduğunu kimsə əl ilə tapmalıdır.

Yeddi əlamət

1. 1

   Eyni məlumatı iki yerə yazırsınız. Bir dəfə Excel-ə, bir dəfə 1C-yə və ya qaiməyə. Hansının doğru olduğunu artıq yadda saxlamaq lazımdır.

2. 2

   "Hansı fayl sonuncudur?" sualı verilir. Fayl adında tarix, "son", "yeni", "düzəliş" sözləri varsa, əslində versiya problemi var.

3. 3

   Hesabat hazırlamaq bir günlük işdir. Rəqəmlər onsuz da sizdədir. Əgər onları yığmaq bir gün aparırsa, problem hesablamada yox, yerləşmədədir.

4. 4

   Sual cavab gözləyir. "Bu maşın indi haradadır?" və ya "bu müştərinin borcu nə qədərdir?" sualına cavab üçün kiminsə zəng etməsi lazımdırsa, məlumat sistemdə deyil, adamlardadır.

5. 5

   Bir adam gedəndə iş dayanır. Faylı yalnız bir nəfər başa düşürsə, bu, iş qaydası yox, risk deməkdir.

6. 6

   Səhvi ay bağlananda tapırsınız. Yanlış qiymət, unudulmuş reys və ya ikiqat yazılmış ödəniş baş verdiyi gün yox, bir ay sonra üzə çıxır.

7. 7

   Yeni adam öyrətmək həftələr aparır. Proses faylda deyil, adamların başındadır. Ona görə hər yeni işçi eyni şeyi sıfırdan öyrənir.

Üçü varsa, hələ dözülür. Beşi varsa, bu xərci siz onsuz da ödəyirsiniz. Sadəcə o xərc heç bir hesabatda sətir kimi görünmür, çünki adamların vaxtıdır.

Sistem əslində nəyi dəyişir

Ən çox yayılmış səhv gözləntini əvvəlcədən deyək: sistem sizə yeni məlumat vermir. Məlumat onsuz da sizdədir: Excel-də, çatda, kağız qaimədə, sürücünün yadında.

Sistemin dəyişdiyi şey budur: məlumat neçə dəfə və kim tərəfindən yazılır.

• Bir dəfə, mənbəyində yazılır. Sürücü çatdırılmanı öz telefonunda təsdiqləyir, dispetçer isə onu yenidən yazmır.
• Hesabat yığılmır, hazır olur. Çünki rəqəmlər artıq bir yerdədir, dörd faylda deyil.
• Sual cavab gözləmir. “Bu maşın haradadır” sualının cavabı ekrandadır, zəngin o biri ucunda deyil.
• Səhv baş verdiyi gün görünür. Qiymət müqavilədən fərqlidirsə, sistem bunu ayın sonunda yox, o anda deyir.

Excel hələ də düzgün cavab olanda

Açıq deyək. Biz sistem quran şirkətik, amma bəzi hallarda bunu etmək israfdır:

• Həcm azdırsa. Ayda on-on beş reys bir adamın Excel-də rahat idarə etdiyi işdir.
• Proses hələ oturmayıbsa. Şirkət hər ay iş qaydasını dəyişirsə, sistem dəyişikliyi ləngidəcək. Əvvəlcə proses sabitləşsin.
• Bir nəfərlik işdirsə. Problem məlumatın əldən-ələ keçməsindən yaranır. Əl bir dənədirsə, ortada problem də yoxdur.

	Excel	Sistem
Başlanğıc xərci	Praktiki olaraq yoxdur	Layihə işidir, mərhələlərə bölünür
Dəyişiklik etmək	Dərhal, özünüz	Planlaşdırılır, amma hamıya eyni anda çatır
Komanda böyüyəndə	Hər yeni adam yeni nüsxə deməkdir	Hər yeni adam eyni mənbəyə baxır
Səhvin üzə çıxması	Ay bağlananda	Baş verdiyi anda
Hesabat	Əl ilə yığılır	Hazırdır

Haradan başlamaq

Ən bahalı və ən riskli yol — bütün şirkəti bir anda sistemə köçürmək. Belə layihələr adətən yarıda qalır, çünki hər şöbə eyni anda yeni qaydaya keçməli olur.

Bunun əvəzinə ən çox ağrıyan bir prosesdən başlayın. Çox vaxt bu, reysin özü olur: sifariş düşür, sürücüyə gedir, çatdırılma təsdiqlənir, sənəd bağlanır. Bu zəncir işləyəndə qalanı onun üstünə otuzdurulur: qiymətləndirmə, borclar, hesabatlar. Çünki məlumat artıq bir yerdədir.

Hansı prosesdən başlamağın sizə uyğun olduğunu bir söhbətdən sonra demək olar. Əgər cavab “hələ sistem lazım deyil” olsa, bunu da deyirik.